よくある質問　利用期間終了後

Q28　データの利用期間が終わった際に必要となる手続を教えてください。

　データの利用後に必要な手続は主に以下のとおりです。

1　データの消去

　集計等のためにハードディスク等の記憶装置に保存又は紙媒体等に出力した個票データ等及び中間生成物を消去してください。その上で、データ措置報告書を添えて、貸与を受けた媒体を文部科学省に提出してください。詳しくはガイドライン第10をご覧ください。 

2　研究等又は高等教育振興の成果の公表

　データを利用して行った研究等又は高等教育振興の成果を申出書に記載した公表時期、方法に基づき、成果の公表を行います。公表に当たっては、事前に公表を予定する研究等又は高等教育振興の成果について任意の様式で文部科学省へ報告し、文部科学省の確認を経た上で公表してください。詳しくはガイドライン第11をご覧ください。

3　利用実績報告書の提出

1　研究等又は高等教育振興の成果の公表

　研究等又は高等教育振興の成果を公表した場合には、公表後速やかに、その成果の概要について文部科学省に対し利用実績報告書に公表物を添えて報告してください。 

2　公表ができない場合

　利用者の死亡、法人組織の解散、研究等又は高等教育振興の計画の中止その他のやむを得ない事情により、当該研究等又は高等教育振興の成果を公表できない場合には、申出者は、その理由を利用実績報告書により文部科学省へ報告してください。

　なお、公表ができなかった事由が不適切である場合には、その内容に応じ、本ガイドライン第13の不適切利用に該当することとなりますので御留意ください。

Q29　データの貸与期間の延長をしたい場合にはどのような手続を行えばよいですか。

　利用期間の延長については、最長1年間を上限として1回に限り可能です。ただし、以下の審査基準に基づき、有識者会議で審査を行った上で諾否を決定します。

1. 延長することがやむを得ないと判断される合理的な理由が示されていること
2. 利用目的、利用者の範囲、場所、セキュリティ要件等の利用期間以外の変更が一切なされていないこと
3. 延長理由から判断して、延長期間が最小限度に限られていること
4. 利用期間の延長を希望する個票データ等について、初回の延長申出であること

　利用期間の延長を希望する場合には、原則、利用期間終了の2か月前までに、延長が必要な理由及び希望延長期間を記載した記載事項変更依頼申出書を文部科学省に御提出ください。 

　ただし、利用期間の延長を希望する時点で、公表に係る手続が進行中の場合は、申出者は所属等変更届出書に変更事項を記載の上、手続中であることが確認できる書面を添えて、文部科学省に届け出るのみで可能です。

　詳しくはガイドライン第9の3を御覧ください。