よくある質問　利用申出時、貸与中の手続等

Q13　データの利用申出時の手続を教えてください。

1　個票データ

　個票データの貸与に当たっては、利用申出受付期間に申出書等を文部科学省へ提出いただいた後に、有識者会議での審査を経て貸与の諾否を決定します。利用申出に必要な提出書類は本ページ下をご覧ください。

• 貸与までの流れ（フローチャート）

　受付期間等については、以下に記載してあります。

• 利用申出受付について

　また、利用申出受付開始前でも、事前相談も実施していますので、御希望の方は本ページ下のお問合せ先に御連絡ください。（円滑に利用申出を行えるよう、事前に御相談いただくことをお勧めします。）

2　匿名データ

　匿名データの貸与に当たっては、随時利用申出を受け付けていますので、御希望の方は本ページ下のお問合せ先に御連絡ください。（原則として、有識者会議での審査はありませんが、文部科学省にて審査を行い、貸与の諾否を決定します。）

Q14　データ貸与の審査基準を教えてください。

　主な審査基準は以下のとおりです。詳しくは、ガイドライン第6をご覧ください。

1　データの利用目的

　学術研究の発展に資するもの、公的機関における施策の推進に適切に反映されるもの、高等教育の振興に資するものであって、

• 我が国の児童生徒の学力、学習状況又は生活習慣等の把握・改善
• 我が国（又は教育委員会）の教育施策の改善・充実に資すること

を目的としていること等（序列化や過度な競争が生じないよう十分配慮する観点から審査）

2　データの適正な利用・保管・管理

　利用者や利用場所等が限定されていること（外部委託の有無を含む）及び情報セキュリティ対策が組織的に行われていること等

Q15　データの利用申出はいつでも可能でしょうか。

1　個票データ

　個票データの貸与に当たっては、利用申出受付期間に申出書等を文部科学省へ御提出いただいた後に、有識者会議での審査を経て貸与の諾否を決定します。例年、４月・9月・12月ごろ利用申出受付を予定しています。また、利用申出受付開始前でも、事前相談を実施しておりますので、御希望の方は本ページ下のお問合せ先まで御連絡ください。

2　匿名データ

　匿名データの貸与に当たっては、随時利用申出を受け付けています。（原則として、有識者会議での審査はありませんが、文部科学省にて審査を行い、貸与の諾否を決定します。）

Q16　申出書を提出してから貸与できるまでどのくらいの期間かかりますか。

　個票データは、利用申出の受付から貸与の諾否決定まで約2～3か月程度かかります。

　匿名データは、利用申出の受付から貸与の諾否決定まで約1～2か月程度かかります。

Q17　申出書の提出時に、相談に応じてもらうことはできますか。

　個票データ、匿名データに関わらず、事前相談を受け付けています。御希望の方は本ページ下のお問合せ先に御連絡ください。

Q18　利用申出に当たって、用意すべき書類を教えてください。

　利用申出に必要な提出書類は本ページ下をご覧ください。

Q19　申出書は、どの程度具体的に（内容・分量）記載する必要がありますか。

　分量の制限はありませんが、データの利用申出に係る審査は、申出者から提出された資料に基づいて行います。そのため、データの利用目的や必要性等が審査基準を満たしているか審査できるよう、審査基準を踏まえて記載等いただくようお願いします。

　個別の御相談も受け付けていますので、本ページ下のお問合せ先に御連絡ください。

Q20　同時に複数の研究等を行いたい場合、研究毎に申出書等を提出する必要がありますか。

　1人の申出者の下で複数の研究等を行う場合、研究等の内容によって、貸与を希望するデータの範囲、利用者、利用環境が異なることが考えられることから、原則として、研究等毎に申出書等の提出をお願いします。

Q21　他の研究者との共同研究や複数人で研究等を行う場合、「誓約書」はそれぞれ提出してもよいでしょうか。

　誓約書の様式は、末尾に利用者全員の御署名等を記載いただくようになっていますが、他の研究者との共同研究や複数人で研究等を行う場合、個々の利用場所や利用期間が異なることも想定されることから、利用者毎に1枚誓約書を提出いただく等、利用者全員が誓約したことを確認できれば、複数枚の誓約書を提出する形となっても結構です。

Q22　修士論文や博士論文の執筆のため利用申出することは可能ですか。

　Q7のとおり、大学院生がデータの申出者となることはできませんが、利用者として申出者とともに研究等を行った成果物を活用して、修士論文や博士論文の執筆にあたることは可能です。

Q23　異動等により、申出書の内容に変更が生じた場合はどのような手続が必要ですか。

　申出書の内容に変更が生じた場合に必要な手続等は以下のとおりです。詳しくはガイドライン第9をご覧ください。

1　有識者会議の審査を要しない変更

　文部科学省が認めた利用目的、要件に影響を及ぼさないと判断される次のような変更が生じた場合は、申出者は所属等変更申出書に変更事項を記載の上、直ちに文部科学省に届け出てください。

1. 利用者の人事異動等に伴う所属及び連絡先に変更が生じた場合
2. 利用者の姓に変更が生じた場合
3. 利用者を除外する場合
4. 成果の公表形式を変更する場合（公表する学会誌の変更等）
5. 利用期間の延長を希望する時点で、公表に係る手続が進行中の場合
6. 文部科学省の指摘に基づき利用者がセキュリティ要件を修正する場合
7. 利用者が申出内容の基本的な方針に影響を及ぼさないような抽出条件の微細な修正を行う場合

2　1以外の場合

　有識者会議で再度審査を行う必要があるものとし、原則として改めて申出書を提出していただく必要があります。ただし、申出書の記載事項のうち1項目のみを変更する場合は、記載事項変更依頼申出書により申出を行うことができます。

　なお、申出書以外に提出した書類（組織的管理措置に係る書類等）の変更が生じた場合には、速やかに変更後の書類を文部科学省へ御提出ください。