総合型地域スポーツクラブでは、一人一人の会員がクラブの活動や事業について、自らの考えやアイディア、要望を表明でき、クラブの活動に活かせるような会員に開かれた運営が求められます。そのためには、クラブの活動を記録し、報告書としてとりまとめ、会員に総会や会報などを利用して定期的に公開し、クラブに関する情報を会員が共有しておく必要があります。 また、活動を記録し保存することは、次年度の活動内容を検討し、事業計画案を作成する際の重要な資料となります。
活動記録を保存管理し、いつでも必要な情報を検索できるようにしておくことは、クラブを永続的に運営するために重要です。会員の誰がいつ運営委員になっても、過去の業務内容が検索できるよう、記録として保存管理しておくことが理想的です。
その方法としては、紙媒体でファイリングすることやパソコンを利用して電子媒体として保管することが考えられます。
議事録を記録し、保存しておくことはクラブの運営に欠かせない業務の一つです。そして、会員の誰もが閲覧できるようにしておくことが望ましいと言えます。
定期的に種目ごとの活動内容を報告してもらい、記録としてまとめておくことは、他の種目の活動について、会員に理解してもらう材料になります。
準備の段階から記録として残しておくことで、次回開催や次年度開催に向けた工夫や改善の材料としても活用できます。
クラブ運営の公益性、透明性を高めるためにも、活動の記録を事業報告書としてとりまとめ、総会等で会員に報告しましょう。また、公益性を持った団体として広く公開することは、地域からの社会的信用を高めることにつながります。
会費をはじめとした資金の使途を明確にし、公開することは、クラブの運営を透明化する上できわめて重要です。
事業報告書の作成とともに、会計報告書を作成し、運営委員会や総会に報告します。クラブ全体がどのように運営され、自分たちが支払った会費がどのような事業に活かされているのか、また、クラブの将来計画やそのための資金計画はどうなっているのか等、財務状況を会員一人一人に共有してもらいましょう。こうしたことが、会員が自らクラブの運営に参加しているという意識の醸成につながります。
スポーツ・青少年局スポーツ振興課
-- 登録：平成21年以前 --