県費負担職員の源泉徴収関係事務について

県費負担教職員の源泉徴収に係る事務について

平成28年1月のマイナンバーの利用開始以後、職員の年末調整の事務においても調書に個人番号を記載することとなり、個人番号の収集と番号法に基づく本人確認が必要となります。
本来源泉徴収義務者が行うべき個人番号の収集及び本人確認事務を源泉徴収義務者以外の者が行う場合には、従来の源泉徴収に関する事務に加え、源泉徴収義務者以外の者がそれらの事務を行うことについて源泉徴収義務者から委託を受ける必要があります。  

委託について

委託の内容を明らかにしていれば、必ずしも契約書のような様式でなくても構いません。例）通知、給与支払い事務の規程　など
（特定個人情報保護委員会Q&Aの3-6参照）
・明確化すべき委託の内容
（1）源泉徴収義務者の行う個人番号関係事務（源泉徴収）に関して、職員等の特定個人情報の収集をすること
（2）上記（1）に関して、職員に対し番号法第16条に基づく本人確認を行うこと。
委託にあたっては「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に基づき、以下のような委託先が遵守すべき安全管理措置について記述してください。
秘密保持義務
事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止
特定個人情報の目的外利用の禁止
再委託における条件（※）
漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄
特定個人情報を取り扱う従業者の明確化
従業者に対する監督・教育
契約内容の遵守状況について報告を求める旨
必要があると認めるときに実地調査を行うことができる旨　等

※委託を受けた者が源泉徴収に係る事務を再委託する場合には、源泉徴収義務者の許諾が必要ですが、これについても必ずしも承諾書のような様式でなくても構いません。なお、委託者が再委託の許諾をするに当たっては、再委託を行おうとする時点でその許諾を求めるのが原則です。（特定個人情報保護委員会Q&Aの3-9、3-10参照）

委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督について

個人番号関係事務の委託に当たっては、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に基づき各地方公共団体等が定める特定個人情報の取扱いに関する規程等に従い、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督をお願いいたします。