研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）に基づく体制整備等の実施状況報告書の様式と提出方法等について

（1）実施状況報告書の様式

様式1－1	研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）に基づく体制整備等の実施状況報告書	様式１（Excelファイル） （※府省共通研究開発管理システム（e-Rad）ホームページへリンク）
様式1－2	平成20年度文部科学省の競争的資金等の受給状況一覧（平成20年9月末現在）
様式1－3	研修会・説明会の実施状況
様式1－4	内部監査の実施状況
様式1－5	内部監査を実施した研究課題一覧
様式2	研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドラインに基づく体制整備等の取組状況整理票	様式２（Excelファイル） （※府省共通研究開発管理システム（e-Rad）ホームページへリンク）

• （注1）今回添付している様式を基に、現在、各機関への提供用電子媒体を作成しています。電子媒体作成作業の過程で体裁等の変更が見込まれますので、昨年の様式等は使用せずに、必ず文部科学省のホームページからダウンロードした様式で作成してください（様式は9月下旬頃にHP掲載予定）。
• （注2）様式1-1に添付する資料は、PDFファイルでの提出をお願いします。

（2）昨年度の様式からの主な変更点

• 　e-Radの電子申請機能を用いた提出方法に改めることで電子証明書による公証が行われることに伴い、最高管理責任者の職印の押印欄を廃止しました。
• 　様式1-1について、昨年度と比較した体制整備等の状況変化をわかりやすく把握できるように、平成19年度からの変更点を記述する欄を設けました。
• 　様式1-1に添付を求めていた関係規程・規則等については、基本的に添付を省略、取組状況の記述欄に該当規程等の名称と関連条文の記載を求めています。なお、関連条文の記載に代えて、当該規程等が掲載されているHPアドレスの記載でも可としています。ただし、添付が必要なフロー図等の資料はPDFファイルでの添付とします。
• 　様式2について、回答が必要な項目に回答されていない、回答の必要がない項目に回答されているなどの不備を防止するために形式チェックを行うものにします。

（1）実施状況報告書の提出方法

　平成20年10月以降、実施状況報告書は、e-Radの電子申請機能を用いて提出していただきます。e-Radの利用に際して提出された「所属研究機関登録申請書」に記載された事務代表者が、e-Radにログイン後、所属研究機関用メニュー画面から実施状況報告書アップロード用画面へのリンクを選択し、あらかじめ作成された実施状況報告書の電子ファイルをアップロードしていただくことで提出完了となります。

• （注）システムの操作方法などの詳細については、10月中旬頃に調査調整課競争的資金調整室よりお知らせします。

　なお、研究機関においてe-Radの利用可能な環境が整っていることが必須となりますので、e-Radへの研究機関の登録を行っていない機関にあっては、早急に手続きをお願いします。（登録には通常2週間程度を要します。手続きの詳細は下記ホームページをご覧ください。）

【HPアドレス】http://www.e-rad.go.jp/shozoku/system/index.html
（※府省共通研究開発管理システムホームページへリンク）

（参考）実施状況報告書の提出までの流れ

（1）実施状況報告書提出の趣旨

　研究機関は、その性格や規模において極めて多様であり、管理の具体的な方法について一律の基準を強制することはかえって実務上の非効率を招き、研究機関の研究遂行能力を低下させる危険性が高いことから、ガイドラインは大綱的性格のものとして位置づけられており、具体的に各研究機関でどのような制度を構築するかは、個々の機関の判断に委ねられています。各機関において、組織の長の責任とリーダーシップの下、構成員である研究者と事務職員が自律的に関与して、留意事項を参照しつつ、それぞれの研究機関にふさわしい、より現実的で実効性のある制度を構築することが求められています。
　本報告書は、各機関が現状と課題をどのように認識し、どのような体制を整備しようとしているかといった状況をより具体的に把握することを主眼とするもので、報告書の内容に基づいてランク付け等を行うことを目的とするものではありません。また、各機関における特色ある取組の紹介やガイドラインの見直し等にも活用できるよう、ガイドラインの項目に沿った記述により回答いただくこととしています。なお、機関において特色のある取組であると考える事柄等やガイドライン全般に対する意見等についても回答いただくこととしています。
　また、全体的な取組の進捗状況の把握や傾向等の分析の基礎資料となる取組状況整理票を併せて提出願います。
　各機関においては、「研究機関における公的研究費の管理・監査に関する検討会」の石井紫郎主査からの「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドラインに基づく体制整備等の実施状況報告書提出に関するお願い」（別添2）において示されている内容を十分踏まえて、報告書を提出していただくようお願いします。

（2）実施状況報告書の作成に当たっての留意点

• 　ガイドラインへの対応に当たっては、最高管理責任者が機関の現状と課題を具体的に把握し、機関としての対策を講ずることが重要であり、形式だけを整えることを求めるものではありません。ガイドラインでは、各研究機関がガイドラインに基づく体制整備等に速やかに着手し、実現可能なものから実施に移した上で、その状況について報告を求めることとしております。
  　今回の報告に当たっては、平成19年5月31日付け科学技術・学術政策局長通知でも示しているように、ガイドラインの第1節から第6節の（全機関に実施を要請する事項）のすべてについての実施状況及び今後の予定についての記述を求めていますが、各項目ごとに、取り組みに当たっての問題点や課題についての記述も求めております。ガイドライン及び報告書の趣旨を御理解いただき、機関における現状が具体的に確認できるように記述してください。
  • （注1）　「必須事項」以外の事項についての取組状況が記載されていない機関や、要請事項に対応できていないとしながらも、何が課題となって対応できていないのか記載されていない機関など、報告書から現状を具体的に把握できない機関がありましたので、今回、報告書を作成する際は、十分注意してください。
    　また、例えば「意識向上への取組」の事例として研修会を開催している場合、形式上は取組がなされていることになりますが、研修会に参加していない研究者が多ければ、当該研究者への対応が課題となりますので、どの様に対応していくのかが重要になります。このように形式上、対応できていても、実効性が十分確保されていないと思われる場合は、その対応についても記述するようお願いします。
  • （注2）　民間企業等で、ガイドラインで要請している取組そのものでなくても、既にある規程や体制で、要請事項に対応できていると考える場合や、極めて少数の組織で要請事項に対応できないような場合は、その旨記述するようお願いします。
  • （注3）　平成20年5月の「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）に基づく体制整備等の実施状況について（分析結果報告）」も参照してください。
    （https://www.mext.go.jp/a_menu/02_b.htm）
• 　報告書は、最高管理責任者が研究機関の組織的な体制整備状況を報告するものであることから、機関全体の状況について記述していただくことを基本としています。研究分野の特性の違い等により、部局等において状況が異なる場合には、基本的な扱いを記した上で、部局等の状況について記述していただくようお願いします。
• 　各様式上に記載されている注意事項に十分留意の上、記入してください。特に、平成19年度又は20年度に科学研究費補助金の交付を受けた研究者が所属する研究機関にあっては、以下の書類を必ず作成の上、提出することが求められていますので注意してください。
  • 様式1－3　研修会・説明会の実施状況
  • 様式1－4　内部監査の実施状況
  • 様式1－5　内部監査を実施した研究課題一覧

（3）実施状況報告書の提出に当たっての留意点等

• 　実施状況報告書の提出（e-Radへのファイルのアップロード）は、e-Radの研究機関事務代表者に行っていただきます。
  　このため、例えば、法人の長を最高管理責任者としているが、実施状況報告書は法人が設置する研究所等ごとに提出する必要があるような場合は、各研究所等の事務代表者がアップロードし、提出してください。
  • （注）実施状況報告書の提出作業はe-Radの事務代表者に行っていただきますが、実施状況報告書には、昨年同様、報告書の記載内容に関する連絡担当者の記入をお願いしています。異なる方が担当されている場合が多いと思われますので、間違いの無いように注意してください。
• 　今回の実施状況報告書の提出期限は平成20年10月31日（金曜日）までとしていますので、11月1日（土曜日）午前0時以降のアップロードはできませんのでご注意ください。
  　また、提出期限間近にはシステムへのアクセスが集中し、アップロードに時間を要する場合なども想定されますので、余裕を持って対応していただくようお願いします。特に10月27日（月曜日）～10月31日（金曜日）の日中は、システムへの過度の集中を避ける為に、研究機関の種別ごとにアクセスの時間帯を、便宜上、設定させていただきます。この点、ご理解、ご協力をお願いします。

  研究機関の種別	時間帯
  私立大学	9時～12時
  国立大学、公立大学、短期大学、高等専門学校、大学共同利用機関	12時～15時
  上記以外の研究機関（国・都道府県立の研究所、民間企業、公益法人など）	15時～18時

• 　実施状況報告書の誤提出を防止するため、報告書の提出が想定される下記の機関にのみ、e-Radの所属研究機関用メニュー画面から実施状況報告書アップロード用画面へのリンクを設定する予定です。リンクが表示されない場合は、下記問い合わせ先までご連絡ください。
  • 科学研究費補助金の機関番号を有するすべての機関
  • 平成21年度も継続して資金配分を受けることが予定されている機関

（1）実施状況報告書提出後の取扱い

　提出された報告書は、各競争的資金等制度の担当に提供します。また、文部科学省では、報告書により各機関の体制整備の状況の把握、分析を行います。
　特に、報告書中、必須事項とされた事項についての対応が不適切・不十分である場合は、取組状況に特に問題があるとして取り扱い、問題点を指摘し、改善計画の作成を求めることがあります。その上で、改善計画が実施されないなど問題が解消されないと判断される場合には、文部科学省又は文部科学省が所管する独立行政法人からの競争的資金等の配分が停止されるなどの措置が講じられることがあります。（なお、必須事項以外の項目についても、報告内容の確認の上、問題点があると認める場合があります。）

（2）現地調査の実施

　各研究機関における体制整備等の現状、実態の把握を目的として、サンプリング等により、現地調査を行います。（調査の依頼等については、別途、個別の研究機関に対して、文部科学省より、連絡を行います。）

（3）問い合わせ先

文部科学省　科学技術・学術政策局　調査調整課　競争的資金調整室
電話：03-6734-4014
FAX：03-6734-4175
E-mail：kenkyuhi@mext.go.jp
（問い合わせは、可能な限りE-mailでお願いします。）