| （1） |
研究機関における自己管理体制の強化
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（通知の内容） |
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文部科学省が本年度に策定する予定の「研究機関における公的研究費の管理・監査の実施基準（ガイドライン）（仮称）」を踏まえ、各研究機関が自主的に不正行為を防止するための経費管理・監査体制を整備すること。
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| （趣旨） |
| 1． |
文部科学省では、研究機関における公的研究費の適正な管理を徹底していただくため、「研究機関における公的研究費の管理・監査の実施基準（ガイドライン）（仮称）」を、本年度中に策定し、通知する方向で審議中。
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| 2． |
ガイドラインには、経費管理の適正化、不正誘因の除去のため |
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機関内の責任体系の明確化 |
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適正な運営・管理の基盤となる環境の整備 |
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不正を発生させる要因の把握と防止対応計画の策定・実施 |
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研究費の適正な運営・管理活動 |
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情報の伝達を確保する体制の確立 |
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モニタリングの在り方 |
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に関する考え方について、参考となる実施事例を含めて示す予定。
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| 3． |
本ガイドラインを踏まえ、各機関は自主的に不正行為の防止を徹底するための体制・ルールを整備すること。 |
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| （研究機関使用ルール） |
| 【経費管理・監査体制の整備】 |
| 4-1 |
「研究機関における公的研究費の管理・監査の実施基準」（仮称）（注）を踏まえ、不正行為を防止するための経費管理・監査体制を整備すること。 |
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| （2） |
適正な補助金の執行管理の徹底
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（通知の内容） |
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物品費の支出における適正化 |
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| ・ |
検収行為を一元的に行う検収センターの設置など事務体制を整備すること。 |
| ・ |
会計事務職員により検収行為（購入物品の納品検査）を徹底すること。必要に応じ、研究職員を検収担当職員に任命して納品検査を実施すること。 |
| ・ |
補助金の不適正な支出の疑いが生じ、適切な検収事務を怠っていた場合は、研究機関が当該補助金に相当する額を返還すること。 |
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旅費、謝金の支出における適正化 |
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| （趣旨） |
| 1． |
物品費の支出については、会計検査院の指摘（業者が保管する納品書（控）等の日付と研究機関が会計処理した納品書等の日付とのかい離）を受け、納品検査の徹底等について、本年9月1日付け学術研究助成課長名で通知したところ。
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| 2． |
本通知のとおり、「研究機関使用ルール」を改正するので、 |
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納品検査を行う事務体制の強化 |
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研究者ではなく、事務職員による納品検査の徹底 |
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を図ること。
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| 3． |
なお、物品購入に関する不正行為の疑いが生じた際、納品検査が不十分なため、正当性を証明できない場合は、機関が当該補助金を返還することになるので、注意すること。
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| 4． |
さらに、物品費のみならず、旅費、謝金等においても、カラ出張、カラ謝金といった不正行為を防止するため、証拠書類のチェックや謝金を支払う本人への事実照会など、事務職員による適切な事実確認を行うこと。
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| 5． |
また、補助金の管理に際し、補助金の管理口座については、科研費専用の口座を設け、実績報告時に、残高証明書の提出を求めることとするので留意すること。 |
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| （研究機関使用ルール） |
| 【物品費の支出】 |
| 3-5 |
補助事業に係る物品費の支出（購入物品の納品検査）については、以下により、適切に行うこと。 |
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物品費の適正な執行を図るため、検収センターの設置など、納品検査を確実に実施する事務処理体制を整備すること。 |
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物品費を支出する際には、購入物品について、会計事務職員が納品検査を行うか、適切な研究職員等を検収担当職員に任命し、必ず納品検査を行わせること。 |
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補助金の不適正な執行に対する疑いが生じた際、適切な納品検査が行われていないことにより、その公正性が明らかでない場合は、研究機関が当該補助金に相当する額を文部科学大臣に返還すること。 |
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| 【旅費及び謝金等の支出】 |
| 3-6 |
補助事業に係る旅費及び謝金の支出は、事実確認を行った上で各研究機関が定める規程等による適切な管理に基づいて行うこと。
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| 【保管】 |
| 3-2 |
直接経費は、適切な名義者により、補助金専用の銀行口座を設け、適正に保管すること。
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| 【実績報告に係る手続】 |
| 3-11 |
次の手続を行うこと。 |
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実績報告書の提出 |
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各補助事業について、その完了又は廃止の後、30日以内又は平成20年4月25日のいずれか早い日までに、各研究代表者が作成する、様式C－6「実績報告書（収支決算報告書）」（様式B－3「収支決算報告書」を添える）、様式C－7－1「実績報告書（研究実績報告書）」）（様式B－4「研究実績報告書」を添える）及び研究分担者に分担金を配分した研究代表者が作成する様式C－7－2「研究組織登録票」を取りまとめ、様式B－5「支出状況一覧」を添えて、文部科学省に提出すること。
その際、補助金管理のために設けた専用口座の残高証明書についても、併せて提出すること。 |
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