科研費の柔軟な使用のための研究機関の取組例

○科研費を柔軟に使用できるようにするための研究機関の経理・管理上の工夫・取組例

科研費を柔軟に使用できるようにするために、実際に研究機関が行っている経理・管理上の工夫・取組を紹介します。

交付申請前の研究費使用に関すること

• 通常、科研費入金前に研究費の使用を希望する場合には、交付前使用手続きが必要になるが、基金の継続分については手続き無しで4月1日より使用できるようにしている。
• 交付内定日から研究費を使用できるよう、全学的な研究費の立替を行っている。
• 年度開始時期の研究費の立て替え、合算使用、年度末における物品購入等の請求期限等、大学で設定する制限は可能な限り緩やかにし、研究費の経理・管理が原因で研究者の研究遂行に支障がでないようにしている。
• 科研費については、研究者からの立替申請を不要とし、交付内定をもって研究資金の立替ができるようにしている。補助金の繰越課題については、年度当初より執行できるようにしている。
• 科研費については、研究者からの立替申請がなくても立て替え払いができるよう、学内で一括立替処理を行っており、研究の早期着手のための環境を整備している。
• 大学の研究経費立替取扱要領を改正し、科研費入金前の研究資金の立替申請・承認手続きの簡略化を図った。これにより、研究代表者からの申し出が無くとも、直接経費の4分の1の額までは大学の立替資金にて執行が可能となる環境を整備している。
• 研究者からの立替申請がなくても、交付内定額の4分の1までの額を立替申請されたものとして立て替えることとしている。なお、研究費交付までの必要額が4分の1を超える場合は、申請の上認めるようにしている。
• 本学の教員が他機関の科研費分担者になっている場合、分担金配分予定通知書が届く前に執行を希望する教員については、交付申請書の写しの提出をもって執行可能となるように手続きを行っている。

管理システムに関すること

• 財務会計システムを更新し、研究者、事務担当者ともに執行額、残額等の把握が容易になったことで、研究期間終了時の経費の経理・管理がスムーズになった。
• 財務会計システムにより、リアルタイムで執行状況を把握できるようにしている。
• 物品請求システムにより、研究者自身が研究費の執行状況を確認できるようにするとともに、定期的に紙媒体でも執行状況を研究者に知らせている。
• 科研費の管理システムを導入し、研究者が随時、研究費の残高を把握し、計画的執行ができるようにしている。
• 研究者に計画的に科研費を使用してもらうために、収支状況閲覧システムを導入し、研究者自身で執行管理ができる環境を提供している。

物品の発注に関すること

• 発注等に期限を設けず、研究遂行の必要性に応じた柔軟な発注ができるようにしている。
• 物品の調達について、50万円未満の消耗品は、研究者による発注を認めている。
• 教員による立替払いを柔軟に認めており、少額の物品についてはある程度の発注権限を研究者に認めている。
• 基金分だけでなく補助金分についても継続課題については3月末日までの予算執行が可能になるように購買部門への発注期限を3月末まで延伸している。

その他

• 科研費の管理や執行等に関する相談窓口を設置し、教員からの要望や質問等に対して柔軟に対応している。
• 研究者の所属を問わず、科研費執行に関する事務窓口は学内で一本化し、常に科研費の制度に熟知した職員が対応し、本来執行できるのに執行不可との誤った判断を行わないよう、科研費の柔軟性を生かした執行のアドバイスができるようにしている。
• 毎月研究費の残額を研究者に報告し、計画的に研究費を執行できるような支援体制を構築している
• 複数の大学等と情報交換の場を持つことにより科研費の執行方法等について、情報共有を図っている。
• 科研費の取扱いについて定期的に他大学と情報交換を行い、経理ルールの見直しに反映している。
• 科研費のルールと他の研究費のルールを混同しないよう、証憑に科研費専用のスタンプを押して科研費以外の研究費と区別し、更に科研費の中でも補助金と助成金（基金）との区別がシステム上の管理コードを見ただけで分かるようにしている。
• 物品購入時に研究者の最寄りの事務室で納品確認が行えるよう、学内10箇所に納品確認所を設置している。

○科研費の基金化に対応し、単年度の補助金とは異なる柔軟な対応をするために研究機関が行った改善の例

科研費の基金化に対応し、単年度の補助金とは異なる柔軟な対応をするために、実際に研究機関が行った改善について紹介します。

物品等の発注期限に関すること

• 補助金では1月末に設定していた物品発注等の期限を基金分についてはなくした。
• 複数年度にまたがる物品購入及び旅行などを可能とするため、従来、2月に設定していた物品発注及び旅行命令・依頼書の提出期限を、基金分については撤廃した。
• 年度をまたいだ物品購入などを可能とするため、補助金では2月24日に設定している物品発注の期限を基金についてはなくした。全学的に3月29日支払分をもって、当該年度分終了とし、3月下旬以降の納品分については、新年度分での支払いとなるようにした。
• 賃金謝金の使用を補助金では2月末日までを期限としているが、基金では3月末日までとした。
• 年度をまたいだ物品購入などを可能とするため、補助金では3月上旬に設定している物品発注の期限を基金についてはなくした。
• 年度をまたいだ物品購入などを可能とするため、補助金では3月上旬納品等完了を目安としている物品発注の期限を基金についてはなくした。

管理システムに関すること

• 科研費を管理している財務会計システムを改良し、基金の経理・管理に対応ができるようにした。
• 経理システムは単年度会計で行っているが、基金化の趣旨を活かすため、前年度未使用額を翌年度スムーズに使用できるよう対応した。
• 会計システムの改修作業を行い、補助金と基金を別々に予算管理できるようにした。
• 会計システムの科研費部分について、一つの研究課題を複数年度にわたって管理するため、残額を次年度へ自動で繰越ができるよう改修を行った。また、システムより出力される収支簿等の帳票についても、複数年の予算執行に対応するため、（1）前年度からの繰越額を表示させる、（2）出力方法として年度毎、研究期間全体の2パターンを可能とする、等の見直しを行った。
• 本学が使用している会計システムは複数年度には対応できないため、科研費の基金化にあたり以下の運用、改善を図っている。
  （1）次年度分の科研費データを前年度中に会計システムに反映させ、次年度に納品等されるものについては2月上旬から購入手続き等をとれることとした。
  （2）実施状況報告書の実支出額の累計（3月31日までに支出済みの累計額）、複数年度にわたる研究期間の費目間流用に対応するためシステムを改修した。

その他

• 本学での補助金及び基金の取扱いを定めた使用ルール、Q＆A、取扱い通知等を全部局に周知し、研究費の柔軟な執行が可能となるよう努めている。
• 全教員に配布している「会計ハンドブック」を改訂、リニューアルし、年度をまたいだ物品の購入や出張が可能となるメリットについて周知した。
• 研究費が、「補助金」、「基金」、「補助金＋基金」のどれによって措置されているかで、執行ルールが異なるため、それぞれ執行管理の担当者を分けて管理している。
• 年度をまたいだ物品購入やクレジットカード使用などを可能とし、取扱要領を改訂し研究者に配付した。