「体制整備等自己評価チェックリスト」に関するよくある質問と回答（FAQ）（令和5年3月改訂版）

  「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」（平成19年2月15日文部科学大臣決定）に基づき提出を求めている「体制整備等自己評価チェックリスト」（以下「チェックリスト」という。）について、これまで文部科学省に寄せられたご質問等とそれに対する回答を掲載します。

1 チェックリスト提出の要否について
（問1-1）
  当機関は、文部科学省又は文部科学省所管の独立行政法人から競争的研究費等の配分を受けておらず、また、応募も予定していませんが、他府省と他府省所管の独立行政法人から競争的研究費等の配分を受けています。この場合、文部科学省へのチェックリストの提出は必要ですか。
（答）
  必要ありません。チェックリストの提出が必要となるのは、文部科学省又は文部科学省所管の独立行政法人から配分される競争的研究費等の配分を受ける場合です。他府省又は他府省所管の独立行政法人から配分される競争的研究費等は対象ではありません。

（問1-2）
  当機関は、代表機関（代表者が所属する機関）としては文部科学省又は文部科学省所管の独立行政法人から競争的研究費等の配分を受けていませんが、分担機関（分担者が所属する機関）として配分を受けています（他機関に所属する研究者が代表者を務める研究プロジェクトに分担者として参画している研究者がいて、代表者から分担金の配分を受けています）。この場合、文部科学省へのチェックリストの提出は必要ですか。
（答）
  分担機関としてのみ配分を受けている場合も提出が必要です。

（問1-3）
  今年度事業の公募要領では、前年度４月以降に、チェックリストが提出されていれば良いと記載されていましたが、採択された場合、今年度チェックリストを提出する必要はありますか。
（答）
  今年度の事業を実施する場合、今年度版チェックリストを別途通知している締め切りまでに提出する必要があります。

2 「機関情報、チェック項目（第1節～第6節）」の記入方法について
（問2-1）
  機関情報の④「前年度実績において文部科学省及び文部科学省が所管する独立行政法人・国立研究開発法人から配分された競争的研究費等の件数」について、同じ課題で複数の研究者がいる場合は、どのように記入したら良いですか。
（答）
  同じ課題に研究代表者、研究分担者が複数いる場合でも、1件として記入してください。

（問2-2）
  機関情報の⑤「前年度実績において文部科学省及び文部科学省が所管する独立行政法人・国立研究開発法人から配分された競争的研究費等の金額」について、どういった考え方に基づき、記入したら良いですか。
（答）
  前年度に機関として受け入れた金額を記入してください。
  その際、前々年度からの繰越がある場合は、その額を含み、次年度へ繰越した場合は、除いて下さい。
  また、他機関の研究分担者に対して配分した分がある場合は除き、他機関の研究代表者の課題について研究分担者として配分を受けた分がある場合は加えてください。

（問2-3）
  一つのチェック項目に複数の項目がある（例えば106のチェック項目は、大きく分けて①策定、②実施、③確認、④報告の４つの項目がある）場合は、全ての項目が実施できていなければ、「実施済」と評価することはできませんか。
（答）
  できません。一つのチェック項目に複数の項目がある場合は、全ての項目が実施できている場合にのみ、「実施済」としてください。
  なお、111のチェック項目の「必要に応じて改善を指導している」の項目のように、該当する事例がない場合もあり得る項目について、自機関で該当する事例がない場合は、該当する事例が生じた場合に対応できる体制が整備できているか否かで判断し、整備できている場合は「実施済」としてください。

（問2-4）
  チェック項目の記述欄はどのような場合に記述するのですか。また、どのようなことを記述すればよいですか。
（答）
  チェック項目（チェックボックス）に「1」を記入した場合に記述してください。記述しないとシステムエラーになります。根拠となる資料・データ等の名称等については、「1」以外の数字を記入した場合は記入する必要はありません。
  また、記述欄には、各記述欄の指示に従って、チェック項目の実施状況を記述してください。「1」を選択した場合、記述欄を読むことで「実施済」であることが確認できるよう、「根拠となる資料・データ等」を適宜引用するなど、具体的に記述してください。
  なお、記述量については、1つの記述欄につき2700文字記述することができます（エクセルの仕様上、3つのセルに分割して記述するようになっており、1つのセルにつき900文字記述できます）。

（問2-5）
  ルール上も体制上も「することになっている」が、これまで競争的研究費等の配分を受けたことがないため、「～している」とは言えないチェック項目があります。この場合はどうしたらよいですか。
（答）
  （問2-3）の（答）のなお書きにあるとおり、競争的研究費等の配分を受けた場合に対応できる体制が整備できているか否かで判断し、整備できている場合は「実施済」としてください。

（問2-6）
  当機関は、職員数が少なく、組織の規模が小さいが、太枠線のチェック項目すべてを行わなければいけないのか。
（答）
  太枠線のチェック項目は全ての機関が実施する必要があります。なお、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン」にも記載されているとおり、機関の性格や規模、コストやリソース等を考慮して実効性のある対策として実施してください。

参考：研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）P3
  各節に示す「機関に実施を要請する事項」及び「実施上の留意事項」に掲げる内容は、機関の性格や規模、コストやリソース等を考慮して実効性のある対策として実施されることが必要である。
  また、企業等において、会社法に基づく内部統制システムの整備の一環等として規程等が既に設けられ、対策が実施されている場合や、大学等において、コンプライアンス関連の規程等により、これらを包括する体制等が整備されている場合は、本ガイドラインにおける対策をそれらに明確に位置付けた上でこれを準用することを可能とする。

（問2-7）
  チェックリストの提出に当たっては、「監事又は監事相当職」の確認を経た上で提出するようにとのことですが、監事は非常勤のみであり、多忙のため、時間を割いてもらうことが難しいのですが、それでも監事の確認が必要ですか。
（答）
  必要です。その場合でも監事の確認を経た上で提出してください。
  なお、私立大学で大学に監事が置かれていない場合は、学校法人の監事、また、株式会社の場合は監査役となります。

（問2-8）
  監事相当職とはどのような者ですか。
（答）
  監事を置いていない研究機関の場合は、監事の職務に相当する職務を果たしている者であり、例えば、内部監査室長といった者が考えられます。

（問2-9）
  監事又は監事相当職への確認方法は、どのような手続を取ればよいですか。
（答）
  決裁や説明など、確認方法は問いませんが、監事又は監事相当職が内容を理解していることが必要です。

3  チェックリスト提出の方法等について
（問3-1）
  チェックリストの操作ができません（マクロが動きません）。どうしたらよいですか。
（答）
  操作マニュアルを再度ご確認いただき、以下の点についてご確認ください。
   ・ダウンロードしたファイルは、デスクトップに保存されていますか。
   ・Excelは推奨するバージョンを使用していますか。
   ・マクロの有効化を行いましたか。
   ・機関のセキュリティを情報部門等に確認されましたか。
それでも操作ができない場合、他のPCでも操作を行ってみてください。

以上をすべて確認しても操作が出来ない場合は、競争的研究費調整室03-5253-4111（内線：3866、3827）へご連絡ください。

（問3-2）
  最終保存が出来ません。どうしたらよいですか。
（答）
  以下について、ご確認ください。
   ・エラー番号：1004が表示されている場合、操作マニュアルは確認されましたか。
    （操作マニュアルP31（12.最終保存時にエラーが発生した場合の対応）参照）
   ・入力漏れはありませんか。
    （内容チェックボタンを押すと、入力漏れのある個所が赤く表示されます。）
   ・マクロの有効化を行いましたか。（操作マニュアルP3（2.マクロの有効化）参照）
   ・拡張子を変更していませんか。（操作マニュアルP6（4-1.拡張子の変更）参照）

  以上をすべて確認しても最終保存が出来ない場合は、競争的研究費調整室03-5253-4111（内線：3866、3827）へご連絡ください。

（問3-3）
  チェックリストをe-Radへ提出したが修正したい場合、どうすればよいですか。
（答）
  e-Rad にアップロードしたファイルの修正が必要な場合は、e-Radの「研究機関事務代表者向け操作マニュアル」に従って差し替えの操作をお願いします。差し替え操作ができない場合は、競争的研究費調整室03-5253-4111（内線：3866、3827）へご連絡ください。なお、公募要領に記載されている提出期限を過ぎてから修正を行う場合は、事前に配分機関にチェックリストを差し替えてよいか確認してください（配分機関の連絡先は、当該事業の公募要領等でご確認ください。）。

（問3-4）
  公募要領に記載されている提出期限を過ぎてしまいましたが、間に合いますか。
（答）
  チェックリストの提出期限は、競争的研究費等の制度ごとに設定されています。提出期限を過ぎてしまった後の対応については、応募する制度の配分機関に確認し、指示に従ってください。

4  「科研費の内部監査の実施状況」の記入方法について（※科学研究費助成事業（科研費）を管理する予定（分担金含む）のある機関は作成してください。）
（問4-1）
  「研究代表者分」と「研究分担者分」の区分はどういった考え方に基づき、分けたら良いですか。
（答）
  ・課題数
   「研究代表者分」は、自機関の研究者が研究代表者となっている課題数、
   「研究分担者分」は、自機関の研究者が研究分担者として参画し、他機関の研究者が研究代表者となっている課題数を記入してください。

  ・執行金額
   「研究代表者分」は、自機関の研究者が研究代表者となっている課題についての他機関の分担者分を除く執行金額、
   「研究分担者分」は、他機関からの配分額についての執行金額を記入してください。
 

（問4-2）
  「前年度に管理した科研費の課題数」「前年度に管理した科研費の直接経費の金額」において、「繰越」・「中断」等をしたものはどう記入すれば良いか。
（答）
  当該年度に執行のあった課題数、金額について記入してください。

5 お問合せ先（内容によりお問合せ先が異なります。）
 ・e-Radの操作方法に関するお問合せ
    府省共通研究開発管理システム（e-Rad）ヘルプデスク
    電 話： 0570-057-060 受付時間： 9:00～18:00（平日）
    （土曜日、日曜日、国民の祝日及び年末年始（12月29日～1月3日）を除く。）

 ・チェックリスト（添付資料1及び添付資料2を除く）の内容、作成方法及び修正等に関するお問合せ
    文部科学省 科学技術・学術政策局 研究環境課 競争的研究費調整室
    E-mail： kenkyuhi@mext.go.jp
    電話： 03-5253-4111（内線：3866、3827）
    （お問合せは、可能な限りE-mailでお願いします。）

 ・チェックリスト（添付資料1及び添付資料2）に関するお問合せ
    文部科学省 研究振興局 学術研究推進課企画室 指導係
    E-mail： gakjokik@mext.go.jp
    電話： 03-5253-4111（内線：4325、4095、4328）
    （お問合せは、可能な限りE-mailでお願いします。）

 ・公募内容に関するお問合せは各公募における配分機関へお問合せください。
    （例　チェックリスト提出の期限について）