「研究活動における不正行為への対応等に関するガイドライン」の策定にあたり実施した意見募集の際に御意見を提出された方の個人情報の漏えいについて

　平成26年7月3日～8月1日に実施した「研究活動における不正行為への対応等に関するガイドライン」（平成26年8月26日、文部科学大臣決定）に係る意見募集について、平成27年1月18日付けで、提出された全ての意見（意見総数445件）の開示を求める行政文書開示請求がありました。これに対し、平成27年2月18日付けで御意見を提出された方の個人情報を不開示にした上で、電子データ（CD-ROM）により行政文書開示請求者に御意見をまとめた文書を開示しました。
　平成27年4月28日に行政文書開示請求者から御指摘があり、不開示とした個人情報の一部が電子的操作により読み取れることが判明しました。
　御意見を提出された方を始め、関係者の皆様に御迷惑をおかけしましたことを深くおわび申し上げます。
　文部科学省としては、今後このようなことが起きないよう、情報管理の徹底を図ってまいります。

概要

• 電子データをエクセル等のソフトにコピーすると、不開示とした氏名、職業、住所、電話番号及びメールアドレスの個人情報のうち半角英数字が読み取り可能でした。読み取り可能であった情報は、御意見を提出された方のうち111人の個人情報（ローマ字表記の氏名2件、職業1件、郵便番号等の住所81件、電話番号97件、メールアドレス98件）でした。
  ※郵便番号等の住所、電話番号及びメールアドレスには、その一部の漏えいを含む。
• 行政文書開示請求者に対し、電子データ（CD-ROM）を返還していただくとともに、複製したデータを消去していただいたことを確認しました。また、行政文書開示請求者に対し、第三者には情報が漏えいしていないことを確認しました。
• 個人情報の漏えいが確認された方には、おわびの御連絡をさせていただきました。

原因

• 行政文書開示請求に対する電子データの作成に当たり、処理手順の理解が不十分なまま、電子的操作によって不開示の処理を行い、それをPDFファイルに直接変換したことによるもの。

今後の対応

• 電子データの作成に当たっては、不開示の処理をした電子データを紙に出力し、スキャナーで再度電子化する等確実な不開示の処理を行うこと等により、個人情報の漏えいがないよう今後より一層の情報管理の徹底を図ります。

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