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別添2 実施事項の例

 ここに示す事例は、各機関がガイドラインに示された事項を実施する際の参考として示すものであり、このとおりに実施することが求められるものではない。これらにとらわれることなく、各機関の実情を踏まえた多様な方法が試みられることが期待される。

第1節 機関内の責任体系の明確化

  1. 競争的資金の取扱いに関する規程において、最高管理責任者、統括管理責任者、部局責任者に相当する者の職名を特定し、それぞれの責任範囲・権限を規定するとともに相互の関係を明記する。
  2. 1.の内容をホームページ等で公表する。

第2節 適正な運営・管理の基盤となる環境の整備

(1)ルールの明確化・統一化

  1. 競争的資金等の執行に関する各種ルール及び運営方法の全体像を、機関内外に対してホームページ等により公表する。部局によって異なるルールがある場合はそれらを含める。
  2. よく尋ねられる質問については、FAQ等で統一見解を明確に示す。

(2)職務権限の明確化

 競争的資金等の執行に関して決裁権限規程を見直す。機関全体について一覧できる権限規程とし、責任と権限を明確にする。

(3)関係者の意識向上

  1. 研究者や事務職員に対する研修を行い、行動規範や各種ルールの周知・徹底を図る。研修は、対象者本人の出席を義務付ける形で実施し、具体的な事例を紹介するなどの方法が有効である。なお、最高管理責任者及び統括管理責任者はそれらの周知に当たり、自ら繰返し徹底して伝達することが肝要である。
  2. 体制整備に向けた研究者と事務職員の間のコミュニケーション強化を目的として、退職した研究者(同一機関退職者を避けることが望ましい。)の再雇用(臨時雇用等)や外部人材の活用を図る。これらの者からのアドバイスを受けて、事務職員が研究者の意識や立場をより深く理解することにより、研究費の運営・管理が円滑に行われるようにする。但しその際、研究現場の古い体質や慣習の排除に留意する。
  3. 事務職員の専門性を向上させる施策を講じる。また、必要に応じ特定の高い専門性を有する事務職員を採用する。事務職員に期待される専門性としては、関連法令、会計制度等に関する広範な知識に加え、研究の内容や動向、研究遂行に必要な機器・環境等についての理解が挙げられる。
  4. 競争的資金等に採択された研究者から、関係ルールを遵守する旨の誓約書の提出を求める。

(4)調査及び懲戒に関する規程の整備及び運用の透明化

  1. 不正事案の調査を担当する組織として、事案が発生した部局から独立した第三者(本部事務局の職員あるいは外部の弁護士、公認会計士等)を加えた組織を設置する。事実の認定を受けて処分を検討する組織が事案発生部局である場合には、判断基準を明確化・透明化することで、公正性と客観性を確保することに特に留意する。
  2. 懲戒に関しては、機関全体として取り組む。具体的には、懲戒事案の審議の開始を決定する段階から本部の役員等が関与し、審議過程に本部の役員等や外部有識者を参画させるなどの方法をとる。
  3. 懲戒に関する委員会の運営については、内部通報制度との連携を図るとともに、外部有識者によるモニタリングを行う。

第3節 不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施

(1)不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定

  1. 部局ごとに問題となりうる具体的な事項を洗い出し、一覧表を作成する。その際には、規程と運用が乖離している事務処理手続き等、現場で実際に問題となっている事項を具体的に把握する。
  2. 1の一覧表をもとに、個々の要因ごとに定量的な評価を行う。定量的な評価とは、発生可能性と影響度をそれぞれ段階的に評価したものを組み合わせて評価することなどをいう。この評価結果をもとに、個々の要因への対応の優先度を決定する。
  3. 不正を発生させる要因を機関全体に起因するものと個別部局ごとに特有のものとに分類した上で、両者に対する具体的な不正防止計画を策定する。
  4. 不正防止計画を確実に遂行していくため、各種媒体を活用して職員に最高管理責任者の対応姿勢を明示する。
  5. 統括管理責任者が不正防止計画の実施状況を各部局ごとにモニタリングし、必要に応じて部局に対して改善を指示する。
  6. 最高管理責任者、統括管理責任者及び部局責任者について、不正防止計画に関する実施責任及び権限を明確にする。

(2)不正防止計画の実施

  1. 防止計画推進部署として、競争的資金等に関するコンプライアンス室を設置する。コンプライアンス室は、機関全体の観点から実態を把握・検証し、関係部局と協力して、不正発生要因に対する改善策を講じる。次のような業務も実施することが望ましい。
    (ア)適切なチェック体制の構築や機関内のルールの統一について提言する。
    (イ)行動規範案を作成する。
    (ウ)行動規範の浸透を図るための方策を推進する。
  2. コンプライアンス室には、会計・法務の専門的な知識を有する者のほか、退職した研究者等で、研究経験に基づき関係者に助言ができる人材を確保する。
  3. 不正防止計画を具体的に実行するための運用ガイドラインを策定する。

第4節 研究費の適正な運営・管理活動

  1. 年度開始後、競争的資金が交付されるまでの間、機関内での立替払い制度等の代替策を講じる。
  2. 予算執行を適切かつ効率的に管理することができるよう、財務会計システムを構築する。
  3. 研究者による発注を認める場合は、チェック機能が十分発揮されるよう、次のような対応を適宜組み合わせる。
    (ア)研究者が有する発注権限の範囲を機関の外部に対して明示する。
    (イ)発注様式を統一あるいは電子化することで、発注記録が必ず残るようにする。
    (ウ)検収センターを設置するなどにより、発注者以外の者による検収を検収者の責任を明確にした上で厳格に実施する。
    (エ)納品と同時に請求書を業者から機関事務局に直接送付する仕組みとする。
    (オ)納品の事実確認を抜打ちで実施する。
    (カ)業者の原伝票との照合等、発注・検収に関する事後的な検証を厳格に行う。
  4. 研究の円滑な遂行の観点から、可能な限り柔軟な運用を図る一方、発注者と業者の間に事務局が介在して実態的なチェックがなされる仕組みを導入する。例えば、資金配分機関が認める場合は、事務局と業者が包括契約(業者等に一括契約しておき、その都度物品の納品の確認等を行って年度内に全体を精算する方式。限度枠及び業者の選定方法に留意が必要。)を行い、請求書は事務局に直接送付させる。
  5. 発注書に支出財源を明示させ、それらを財務会計システムに入力できるようにする。
  6. 旅費については、宿泊費等について、一定の上限を設定し、実費精算方式とする。また、航空賃や新幹線の運賃等についても領収書等を添付する。
  7. 非常勤雇用者の採用や契約更新に当たって、事務局側で非常勤雇用者との面談を行い、勤務実態等を確認する。また、採用後も、日常的に非常勤雇用者と事務職員が面談をするなど勤務実態について事務局側で把握できるような体制を構築することが望ましい。
  8. 一定期間継続して雇用する非常勤雇用者の管理については部局事務で一元化して行い、事務職員が非常勤雇用者と接触する機会を持ち、実態を把握する。

第5節 情報の伝達を確保する体制の確立

  1. 通報者の保護のため、利害関係のない弁護士事務所等を通報窓口とする。
  2. 外部有識者からなるコンプライアンス委員会を設置し、通報された事項が適切に処理されているかどうか検証する。
  3. 行動規範や各種ルール等について、研究者及び事務職員のコンプライアンス意識の浸透度調査を定期的に(2~3年に1度程度)行う。調査を行うに当たっては、機関全体の状況を反映し、研究者や事務職員のありのままの意識を把握するため、できるだけ全職員を対象とし、外部を活用するなどの配慮を行う。
  4. 競争的資金等に関する管理・監査状況に関する報告書を作成し、ホームページ等により公表する。
  5. USR(大学の社会的責任)報告書等において、競争的資金等に係る不正への取り組みに関する機関内の責任体制や運営・管理の仕組み、コンプライアンスへの取り組み等について積極的に公表する。

第6節 モニタリングの在り方

  1. 内部監査部門には、会計・法務等の専門的な知識を有する者のほか、研究活動の実情に精通した者を配置する。
  2. 納品書について、業者発行の原伝票を確認し、伝票の連番等を通して取引時期を特定する。
  3. 研究者の一部を対象に、当該研究者の旅費を一定期間分抽出して検証したり、出勤簿に照らし合わせるほか、出張の目的や概要を抜打ちでヒアリングするなど、実効性のある監査を行う。
  4. 非常勤雇用者の一部を対象に勤務実態についてヒアリングを行う。その際、謝金等の振込口座のある支店所在地と居住地の違い等、実態的な側面に注意する。
  5. 監査の質を一定に保つため、監査手順を示したマニュアルを作成し、随時更新しながら関係者間で活用する。
  6. 財政上の制約から独立した専属の内部監査部門を設置することが困難な場合、以下のような対応を行うことも考えられる。
    (ア)経理的な側面に対する内部監査は、担当者を指定し、その取りまとめ責任の下に、複数の組織から人員を確保してチームとして対応する。
    (イ)ルール違反防止のためのシステムや業務の有効性、効率性といった側面に対する内部監査は、防止計画推進部署等が兼務して実施する。
  7. 防止計画推進部署から不正発生要因の情報を入手した上で、監査計画を適切に立案する。
  8. 監事及び会計監査人と内部監査部門が定期的に相互の情報交換を行う場を設ける。
  9. 監査報告の取りまとめ結果について、研究機関内で周知を図り、類似事例の再発防止を徹底する。

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科学技術・学術政策局調査調整課

(科学技術・学術政策局調査調整課)

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