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文部科学省行政文書管理規則

文部科学省訓令第十七号

 文部科学省行政文書管理規則を次のように定める。

平成二十七年十月一日
文部科学大臣 下村 博文

文部科学省行政文書管理規則

目次

  • 第一章 総則(第一条・第二条)
  • 第二章 管理体制(第三条‐第九条)
  • 第三章 作成(第十条‐第十二条)
  • 第四章 整理(第十三条‐第十五条)
  • 第五章 保存(第十六条‐第十八条)
  • 第六章 行政文書ファイル管理簿(第十九条・第二十条)
  • 第七章 移管、廃棄又は保存期間の延長(第二十一条‐第二十三条)
  • 第八章 点検・監査及び管理状況の報告等(第二十四条‐第二十六条)
  • 第九章 研修(第二十七条・第二十八条)
  • 第十章 公表しないこととされている情報が記録された行政文書の管理(第二十九条・第三十条)
  • 第十一章 補則(第三十一条・第三十二条)
  • 附則

第一章 総則

目的

第一条 この訓令は、公文書等の管理に関する法律(平成二十一年法律第六十六号。以下「法」という。)第十条第一項の規定に基づき、文部科学省(スポーツ庁及び文化庁を含む。以下同じ。)における行政文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。

定義

第二条 この訓令における用語の定義は、次の各号の掲げるとおりとする。
一 「行政文書」とは、文部科学省の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって、文部科学省の職員が組織的に用いるものとして、文部科学省が保有しているものをいう。ただし、法第二条第四項各号に掲げるものを除く。
二 「行政文書ファイル等」とは、文部科学省における能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する行政文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「行政文書ファイル」という。)及び単独で管理している行政文書をいう。
三 「行政文書ファイル管理簿」とは、文部科学省における行政文書ファイル等の管理を適切に行うために、行政文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
四 「文書管理システム」とは、総務省が文書管理業務の業務・システム最適化計画(平成十九年四月十三日各府省情報化統括責任者(CIO)連絡会議決定)に基づき整備した政府全体で利用可能な一元的な文書管理システムをいう。

第二章 管理体制

総括文書管理者

第三条 文部科学省に総括文書管理者一名を置く。
2 総括文書管理者は、官房長をもって充てる。
3 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
一 行政文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
二 行政文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施
三 行政文書の管理に関する研修の実施
四 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置
五 行政文書ファイル保存要領その他この訓令の施行に関し必要な細則の整備
六 その他行政文書の管理に関する事務の総括
(副総括文書管理者)
第四条 文部科学省に副総括文書管理者一名を置く。
2 副総括文書管理者は、大臣官房総務課長をもって充てる。
3 副総括文書管理者は、前条第三項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(主任文書管理者)
第五条 国立教育政策研究所、科学技術・学術政策研究所、日本学士院及び日本芸術院(次項及び第三十条第二項において「施設等機関等」という。)に、総括文書管理者の指名するところにより、それぞれ主任文書管理者を一名置く。
2 主任文書管理者は、総括文書管理者の命により、当該施設等機関等における行政文書の管理に関する事務を総括する。
(文書管理者)
第六条 総括文書管理者は、所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、文書管理者を指名する。
2 文書管理者は、その管理する行政文書について、次に掲げる事務を行うものとする。
一 保存
二 保存期間が満了したときの措置の設定
三 行政文書ファイル管理簿への記載
四 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等 
五 管理状況の点検等
六 行政文書の作成、標準文書保存期間基準の作成等による行政文書の整理その他行政文書の管理に関する職員の指導
(文書管理担当者)
第七条 文書管理者は、文書管理担当者を指名する。
2 文書管理担当者は、文書管理者を補佐するものとする。
(監査責任者)
第八条 文部科学省に監査責任者一名を置く。
2 監査責任者は、大臣官房総務課長をもって充てる。
3 監査責任者は、行政文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(職員の責務)
第九条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び訓令等並びに総括文書管理者、主任文書管理者及び文書管理者の指示に従い、行政文書を適正に管理しなければならない。

第三章 作成

文書主義の原則

 第十条 職員は、文書管理者の指示に従い、法第四条の規定に基づき、法第一条の目的の達成に資するため、文部科学省における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに文部科学省の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。

別表第一の業務に係る文書作成

 第十一条 別表第一に掲げられた業務については、当該業務の経緯に応じ、同表の行政文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。

適切・効率的な文書作成

 第十二条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
 2 文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成二十二年内閣告示第二号)、現代仮名遣い(昭和六十一年内閣告示第一号)、送り仮名の付け方(昭和四十八年内閣告示第二号)及び外来語の表記(平成三年内閣告示第二号)等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

第四章 整理

職員の整理義務

 第十三条 職員は、次条及び第十五条に従い、次の各号に掲げる整理を行わなければならない。
 一 作成又は取得した行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
 二 相互に密接な関連を有する行政文書を一の集合物(行政文書ファイル)にまとめること。
 三 前号の行政文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

分類・名称

 第十四条 行政文書ファイル等は、当該行政機関の事務及び事業の性質、内容等に応じて系統的(三段階の階層構造)に分類(別表第一に掲げられた業務については、同表を参酌して分類)し、分かりやすい名称を付さなければならない。

保存期間

 第十五条 文書管理者は、別表第一に基づき、標準文書保存期間基準を定めなければならない。
 2 第十三条第一号の保存期間の設定については、前項の標準文書保存期間基準に従い、行うものとする。
 3 第一項の標準文書保存期間基準及び前項の保存期間の設定においては、法第二条第六項の歴史公文書等に該当するとされた行政文書にあっては、一年以上の保存期間を定めるものとする。
 4 第十三条第一号の保存期間の起算日は、行政文書を作成し、又は取得した日(以下この項及び第七項において「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の四月一日とする。ただし、文書作成取得日から一年以内の日であって四月一日以外の日を起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
 5 第十三条第三号の保存期間は、行政文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間とする。
 6 第十三条第三号の保存期間の起算日は、行政文書を行政文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下この項において「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の四月一日とする。ただし、ファイル作成日から一年以内の日であって四月一日以外の日を起算日とすることが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
 7 第四項及び前項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする行政文書及び当該行政文書がまとめられた行政文書ファイルについては、適用しない。

第五章 保存

行政文書ファイル保存要領

 第十六条 総括文書管理者は、行政文書ファイル等の適切な保存に資するよう、行政文書ファイル保存要領を作成するものとする。
 2 行政文書ファイル保存要領には、次に掲げる事項を記載しなければならない。
 一 紙文書の保存場所・方法
 二 電子文書の保存場所・方法
 三 引継手続
 四 その他適切な保存を確保するための措置

保存

 第十七条 文書管理者は、行政文書ファイル保存要領に従い、行政文書ファイル等について、当該行政文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りではない。

集中管理の推進

 第十八条 文部科学省における行政文書ファイル等の集中管理については、総括文書管理者が定めるところにより、推進するものとする。

第六章 行政文書ファイル管理簿

行政文書ファイル管理簿の調製及び公表

 第十九条 総括文書管理者は、文部科学省の行政文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令(平成二十二年政令第二百五十号。以下「施行令」という。)第十一条の規定に基づき、文書管理システムをもって調製するものとする。
 2 行政文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表しなければならない。
 3 行政文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。

行政文書ファイル管理簿への記載

 第二十条 文書管理者は、少なくとも毎年度一回、管理する行政文書ファイル等(保存期間が一年以上のものに限る。)の現況について、施行令第十一条第一項各号に掲げられる事項を行政文書ファイル管理簿に記載しなければならない。
 2 第一項の記載に当たっては、行政機関の保有する情報の公開に関する法律(平成十一年法律第四十二号)第五条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
 3 文書管理者は、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該行政文書ファイル等に関する行政文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。

第七章 移管、廃棄又は保存期間の延長

保存期間が満了したときの措置

 第二十一条 文書管理者は、行政文書ファイル等について、別表第二に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、法第五条第五項の保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
 2 行政文書ファイル等(保存期間が一年以上のものに限る。)については、総括文書管理者の同意を得た上で、行政文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。
 3 総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。

移管又は廃棄

 第二十二条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、前条第一項の規定による定めに基づき、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
 2 文書管理者は、前項の規定により、保存期間が満了した行政文書ファイル等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、総括文書管理者を通じ内閣府に協議し、その同意を得なければならない。この場合において、内閣府の同意が得られないときは、当該文書管理者は、総括文書管理者を通じ内閣府と協議の上、当該行政文書ファイル等について、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
 3 文書管理者は、第一項の規定により移管する行政文書ファイル等に、法第十六条第一項第一号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。
 4 総括文書管理者は、内閣府から、法第八条第四項の規定により、行政文書ファイル等について廃棄の措置をとらないように求められた場合には、必要な措置を講じるものとする。

保存期間の延長

 第二十三条 文書管理者は、施行令第九条第一項に掲げる場合にあっては、同項に定めるところにより、保存期間及び保存期間の満了する日を延長しなければならない。
 2 文書管理者は、施行令第九条第二項に基づき、保存期間及び保存期間の満了する日を延長した場合は、延長する期間及び延長の理由を総括文書管理者を通じ、内閣府に報告しなければならない。

第八章 点検・監査及び管理状況の報告等

点検・監査

 第二十四条 文書管理者は、自ら管理責任を有する行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
 2 監査責任者は、行政文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
 3 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、行政文書の管理について必要な措置を講じるものとする。

紛失等への対応

 第二十五条 文書管理者は、行政文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
 2 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じるものとする。

管理状況の報告等

 第二十六条 総括文書管理者は、行政文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
 2 総括文書管理者は、法第九条第三項の規定による求め及び実地調査が行われる場合には、必要な協力を行うものとする。
 3 総括文書管理者は、内閣府から法第三十一条の規定による勧告があった場合には、必要な措置を講じるものとする。

第九章 研修

研修の実施

 第二十七条 総括文書管理者は、職員に対し、行政文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。

研修への参加

 第二十八条 文書管理者は、総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。

第十章 公表しないこととされている情報が記録された行政文書の管理

特定秘密である情報を記録する行政文書の管理

 第二十九条 特定秘密(特定秘密の保護に関する法律(平成二十五年法律第百八号)第三条第一項に規定する特定秘密をいう。以下同じ。)である情報を記録する行政文書については、この訓令に定めるもののほか、同法、特定秘密の保護に関する法律施行令(平成二十六年政令第三百三十六号)、特定秘密の指定及びその解除並びに適性評価の実施に関し統一的な運用を図るための基準(平成二十六年十月十四日閣議決定)及び同令第十二条第一項の規定に基づき定められた文部科学省における特定秘密の保護に関する規定に基づき管理するものとする。

特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書のうち秘密保全を要する行政文書の管理

 第三十条 特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書のうち秘密保全を要する行政文書(特定秘密である情報を記録する行政文書を除く。以下「秘密文書」という。)は、次の種類に区分し、指定する。
 一 極秘文書 秘密保全の必要が高く、その漏えいが国の安全、利益に損害を与えるおそれのある情報を含む行政文書
 二 秘文書 極秘文書に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてはならない情報を含む極秘文書以外の行政文書
 2 秘密文書の指定は、次の各号に掲げる秘密文書の種類の区分に応じ、当該各号に定める者(以下「指定者」という。)が期間(極秘文書については五年を超えない範囲内とする。次項において同じ。)を定めてそれぞれ行うものとし、その指定は必要最小限にとどめるものとする。
 一 極秘文書 官房長、局長、国際統括官、文教施設企画部長、私学部長、スポーツ庁次長、文化庁長官官房審議官、文化部長、文化財部長又は施設等機関等の長
 二 秘文書 主任文書管理者又は文書管理者(施設等機関等の文書管理者を除く。)
 3 指定者は、秘密文書の指定期間(この規定により延長した指定期間を含む。以下同じ。)が満了する時において、満了後も引き続き秘密文書として管理を要すると認めるときは、期間を定めてその指定期間を延長するものとする。また、指定期間は、通じて当該行政文書の保存期間を超えることができないものとする。
 4 秘密文書は、その指定期間が満了したときは、当該指定は、解除されたものとし、また、その期間中、指定者が秘密文書に指定する必要がなくなったと認めるときは、指定者は、速やかに秘密文書の指定を解除するものとする。
 5 指定者は、秘密文書の管理について責任を負う者を秘密文書管理責任者として指名するものとする。
 6 秘密文書は、秘密文書を管理するための簿冊において管理するものとする。
 7 秘密文書には、秘密文書と確認できる表示を付すものとする。
 8 総括文書管理者は、秘密文書の管理状況について、毎年度、文部科学大臣に報告するものとする。
 9 他の行政機関に秘密文書を提供する場合には、あらかじめ当該秘密文書の管理について提供先の行政機関と協議した上で行うものとする。
 10 総括文書管理者は、この訓令の定めを踏まえ、秘密文書の管理に関し必要な事項の細則を規定する秘密文書の管理に関する要領を定めるものとする。

第十一章 補則

特別の定め

 第三十一条 法律及びこれに基づく命令の規定により、行政文書の保存その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合においては、当該事項については、当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによるものとする。

細則

 第三十二条 この訓令の施行に関し必要な事項は、別に総括文書管理者が定める。

 

附則
  (施行期日)
1 この訓令は、平成二十七年十月一日から実施する。
  (経過措置)
2 日本学士院及び日本芸術院に対する第十九条第一項の規定の適用については、これらの機関において文書管理システムが導入されるまでの間は、同項中「文書管理システム」とあるのは、「行政文書ファイル等の管理を適切に行うための情報システム」とする。
  (文部科学省本省内部部局文書決裁規則等の一部改正)
3 次に掲げる訓令の規定中「文部科学省行政文書管理規則(平成二十三年文部科学省・文化庁訓令第一号)」を「文部科学省行政文書管理規則(平成二十七年文部科学省訓令第   号)」に改める。
  一 文部科学省本省内部部局文書決裁規則(平成十三年文部科学省訓令第一号)第二条第二項
  二 文部科学省本省公印規則(平成十三年文部科学省訓令第二号)第九条第二項
  三 文部科学省文書取扱規則(平成二十三年文部科学省・文化庁訓令第二号)第四条第二号

別表第一 行政文書の保存期間基準
別表第二 保存期間満了時の措置の設定基準

-- 登録:平成21年以前 --