ここからサイトの主なメニューです

小・中学校への就学について

(別紙2) 出入(帰)国記録等に係る照会に当たっての留意事項

(別紙2)

出入(帰)国記録等に係る照会に当たっての留意事項

平成24年6月
法務省入国管理局


 平成24年7月9日,出入国管理及び難民認定法及び日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法の一部を改正する等の法律(以下「改正法」といいます。)が施行され,これに伴い,外国人登録法が廃止されます。
 同日以降の出入(帰)国記録等に係る照会に当たっての留意事項は下記のとおりですので,御協力をお願いします。

1 照会窓口等
(1)照会担当窓口
  東京入国管理局調査企画部門
(2)照会書の送付先
  〒108-8255
   東京都港区港南5-5-30
   東京入国管理局(出入・登録照会担当)
(注1)封筒の宛先に「出入・登録照会担当」を必ず記載願います。
(注2)郵券を貼り,返送先を明記した返信用封筒を必ず同封願います。
(注3)電話による照会の受付け,回答は一切行っておりません。また,進捗状況に関する問い合わせは業務処理を遅延させる原因となっており,御遠慮願います。
(注4)持ち込みによる照会は受け付けていません。
(3)照会書の宛先
  東京入国管理局長
(注)照会の宛先は「調査企画部門(首席入国警備官)」ではなく,必ず「東京入国管理局長」としてください。
(4)照会の対象となる記録等
〔1〕 日本人出帰国記録
〔2〕 外国人出入国記録
〔3〕 外国人登録記録
〔4〕 外国人登録原票の写し
(注)外国人登録原票は,改正法の施行後,市区町村から法務省に対し送付されることになっていますが,市区町村から送付があるまでは,外国人登録原票の写しに係る照会に対して回答することはできません。
また,市区町村から送付があった後も,外国人登録原票を抽出するシステムの構築が終了する平成24年末までの期間は,手作業により抽出作業を行う必要があるため,回答まで通常よりも期間を要します。

2 照会に当たっての留意事項
(1)共通事項
ア 照会者の官職・氏名を記載し,公印を押印した公文書により照会願います。公印が押印されていない文書は返戻させていただいています。次用紙及び添付資料に割印(公印によるもの)のない場合についても同様です。
イ 照会目的及び照会の根拠法令(例:関税法119条第2項)を記載願います。記載されていない文書は返戻させていただいています。
ウ 特に緊急を要する案件については,緊急である旨及びその理由を記載願います。ただし,業務が輻輳している場合等は御要望に応じかねる場合があります。
エ 担当者の氏名(難読氏名についてはふりがなを含む。)及び電話番号(内線番号を含む。)を記載願います。担当者に対し,内容の確認等を行うこともあります。
オ 多数の照会については,小口に分けた上,投函日を分散して照会願います。一度に多数の照会があった場合,他の機関からの照会との関係から,調査着手までに相当の期間を要することがあります。
カ 原則として,「一照会書に一人の人定事項」としてお願いします。やむを得ず,「一照会書に複数の人定事項」として照会する場合は,人定事項に「1,2」等の項番を付して照会してください。この場合にあっても,一つの照会書に外国人と日本人の対象者が混在していると事務処理が煩雑になるため,区分して照会するよう御協力をお願いします。
(2)照会事項別の留意事項
ア 日本人出帰国記録
(ア)照会書には次の事項を記載願います。
〔1〕 国籍及び本籍(判明している場合)
 本籍地が不明でも省略することなく,国籍を「日本」と記載してください。
〔2〕 氏名(必ずふりがなを付してください。)
 判明している場合は,旅券上の英字氏名を記載してください。特に,外国人の配偶者・子である日本人,帰化日本人については,氏名が外国人のラストネーム,ファーストネームになっている場合があります。このような場合,旅券上の英字氏名が判明しないと該当する記録を検索できない場合があります。なお,2008年以降,旅券の氏名についてはヘボン式ローマ字以外の表記(例:サトウをSATOW,ジョージをGEORGEなど)が多数見受けられるようになっており,ふりがなのみで照会があった場合,ヘボン式ローマ字以外の表記があった場合は調査が困難ですので,事前に旅券発給事実を確認し,旅券上の英字表記氏名を確認願います。
ふりがなが特定できず,2以上のふりがながある場合,回答を差し控えることがあります。
〔3〕 生年月日(西暦)
〔4〕 性別
〔5〕 その他参考事項
 判明している場合は,旅券番号,出帰国年月日,出帰国港等を記載してください。
(イ)旅券その他身分事項を確認する資料がある場合はそのコピーを添付願います。
(ウ)電算入力項目(下記3(1)を参照)について回答し,その回答対象期間は,調査日の過去3年間分及び当年の調査日の前日までの期間とさせていただきます。前記期間をさかのぼる期間の出帰国記録を要する照会する場合には,照会対象期間及びその必要性を具体的に記載願います(例:「税徴収の居住者判定のため必要につき,○○年以降の記録が必要」,「国民健康保険加入期間算定のため必要につき,○○年以降の記録が必要」)。
イ 外国人出入国記録
(ア)照会書には次の事項を記載願います。
〔1〕 国籍 
 判明している場合は,台湾,香港,北朝鮮等の地域名も記載してください。
(注1)外国人に係る電算上の国籍・地域は,通常,直近の在留関係の許可時の国籍・地域に対応しています。入国後,在留関係の申請を行っていない外国人の場合は,入国時に使用した旅券に対応しています。
 中国については次のとおりとなります。
   中華人民共和国護照 中国
   香港SAR旅券 中国(香港)
   マカオSAR旅券 中国(その他)
   中華民国(台湾)護照 台湾
(注2)改正法施行前に外国人登録を行い,その後に在留関係の申請を行っていない外国人に係る電算上の国籍・地域は,外国人登録証明書上の国籍表記となります。
この場合,中国については,中国(本土),中国(香港),中国(その他)いずれも「中国」となります。また,台湾については,「中国」となるときと,「台湾」となるときがあります。
〔2〕 氏名
 中国人及び韓国・朝鮮人については英字氏名及び漢字氏名,その他の国籍の外国人については英字氏名を記載してください。
記載方法の例
○ 中国人及び韓国・朝鮮人
   姓 名(Last Name, First Name)
○ その他の国籍の外国人
   Last Name, First Name, Middle Name
(注)2002年4月以降に新規入国した中国人,韓国・朝鮮人の出入国記録については,氏名表記が旅券上の英字氏名のみの場合がありますので,英字氏名を必ず記載してください。
〔3〕 生年月日(西暦)
〔4〕 性別
〔5〕 その他参考事項
 判明している場合は,出入国年月日,出入国港,出入国記録番号(ED番号),在留カード番号,特別永住者証明書番号,旧外国人登録証明書番号を記載してください。
(イ)旅券,在留カード,特別永住者証明書,旧外国人登録証明書(一定期間,在留カード等とみなされます。)その他身分事項を確認する資料がある場合はそのコピーを添付願います。
(ウ)電算入力項目(下記3(2)を参照)について回答し,その回答対象期間は,調査日の過去2年間分及び当年の調査日の前日までの期間とさせていただきます。前記期間をさかのぼる期間の出入国記録を要する場合には,照会対象期間及びその必要性を具体的に記載願います。
ウ 外国人登録記録
(ア)照会書には次の事項を記載願います。
〔1〕 国籍 
 判明している場合は,台湾,香港,北朝鮮等の地域名も記載してください。
〔2〕 氏名
 イ(ア)〔2〕と同様に記載してください。
〔3〕 生年月日(西暦)
〔4〕 性別
〔5〕 その他参考事項
 判明している場合は,外国人登録番号,居住地を記載してください。
(イ)旅券,在留カード,特別永住者証明書,旧外国人登録証明書その他身分事項を確認する資料がある場合はそのコピーを添付願います。
(ウ)外国人登録記録の電算入力期間は,1981年10月1日から2012年7月8日までとなります。また,外国人登録法廃止後は,外国人登録記録は更新されませんので,その点御注意願います。
エ 外国人登録原票の写し
(ア)照会書には上記ウ(ア)と同様の事項を記載願います。
(イ)旅券,在留カード,特別永住者証明書,旧外国人登録証明書その他身分事項を確認する資料がある場合はそのコピーを添付願います。
(ウ)1981年10月1日以降の記録のみが必要であり,かつ,外国人登録原票上の写真を必要としない場合には,外国人登録原票の写しを照会するのではなく,上記ウの外国人登録記録のみを照会願います。
(エ)回答の対象となる外国人登録原票は,最後に作成された外国人登録原票のみとさせていただきます。それ以前の外国人登録原票について,照会書に特段の記載があれば対応させていただきます。
(オ)平成24年7月9日の外国人登録法の廃止に伴い回収された外国人登録原票又は既に閉鎖されていた外国人登録原票の別,閉鎖年月日,閉鎖理由及び最終登録地を記載願います(判明している場合)。

3 回答事項
 電算入力事項等に基づいて回答するため,回答事項は次のとおりとなります。これ以外の事項(例:在留資格,在留期間,在留期限,在留カード若しくは特別永住者証明書の番号,有効期間の満了日又は写真等)については,当該項目及びその回答を必要とする理由について具体的に記載願います。記載にないとき又は必要性が判然としないときは,回答を控えさせていただく場合があります(一部の項目について回答を控えさせていただく場合もあります。)。
(1)日本人出帰国記録
〔1〕 氏名(旅券上の英字氏名)
〔2〕 生年月日(西暦)
〔3〕 性別
〔4〕 旅券番号
〔5〕 出帰国年月日
〔6〕 出帰国港
〔7〕 出帰国に航空機を利用した場合は,使用航空機便名及び乗降機地
 ただし,2001年7月1日から2005年1月3日までの間は記録を取得しておらず回答できません。また,2005年1月4日以後は事前旅客情報システム(APIS)により航空会社からこれらに係る情報の提供を受けた場合に限り記録されており,その場合に限り回答します。
(2)外国人出入国記録
〔1〕 国籍・地域
〔2〕 氏名
 <1> 中国人及び韓国・朝鮮人
  ≪1≫ 改正法施行前に外国人登録を行っている場合 漢字及びカタカナ
  ≪2≫ 2002年3月以前に新規入国した場合(≪1≫を除く。) カタカナ
  ≪3≫ 2002年4月以降に新規入国した場合(≪1≫を除く。) 英字
 <2> その他の外国人 英字(Last Name, First Name, Middle Nameの順)
〔3〕 生年月日(西暦)
〔4〕 性別
〔5〕 住居地
〔6〕 出入国年月日
〔7〕 出入国港
〔8〕 出入国に航空機を利用した場合は,使用航空機便名及び乗降機地
 ただし,2004年1月1日から2005年1月3日までの間は記録を取得しておらず回答できません。また,2005年1月4日以後は事前旅客情報システム(APIS)により航空会社からこれらに係る情報の提供を受けた場合に限り記録されており,その場合に限り回答します。
(3)外国人登録記録
 以下の事項に関する外国人登録記録の履歴(外国人登録法廃止以前の情報ですので御注意ください。)を回答します。
〔1〕 国籍
〔2〕 氏名
 <1> 中国人及び韓国・朝鮮人 漢字及びカタカナ
 <2> その他の外国人 英字(Last Name, First Name, Middle Nameの順)
〔3〕 生年月日(西暦)
〔4〕 性別
〔5〕 外国人登録番号
〔6〕 居住地
〔7〕 在留資格
〔8〕 在留期限
〔9〕 世帯主の氏名及び世帯主との続柄
(4)外国人登録原票の写し
 最後に作成された外国人登録原票の両面写し。

4 回答書の内容
 回答書の内容は,行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律の規定に基づき管理されている個人のプライバシーに係る情報であり,その内容をみだりに他人に知らせたり,不当な目的に使用したりすることのないよう,厳格に取り扱い願います。
 

FAQ(よくある質問事項とその回答)

 

Q1 出入(帰)国記録に使用航空機便名及び乗降機地が記載されていないが。
A1 日本人出帰国記録については2001年7月1日から,外国人出入国記録については2004年1月1日から,記録の早期取得化のため取得方法が変わり,同情報を電算記録に取り込まなくなりました。また,2005年1月4日以降は事前旅客情報システム(APIS)により航空会社から情報の送信があった場合のみ記録されておりますので留意願います。

Q2 日本人出帰国記録の旅券番号が本人の所持する旅券番号より1桁多いのはなぜか。
A2 末尾がチェックデジットになっているためです。

Q3 外国人登録原票の写しの提供は可能か。
A3 改正法施行後,市区町村に保管されていた外国人登録原票は,法務省に送付されることになりますので,それ以後は提供可能となります。
ただし,市区町村から法務省に外国人登録原票が送付されるまでの間は提供困難であり,また,現在,法務省においてはコンピュータ機器によって外国人登録原票を抽出するシステムの構築を進めていますが,この作業が終了するまでの間(おおむね本年末まで)は,外国人登録原票の抽出を手作業によって行う必要があるため,通常よりも回答に期間を要します。

Q4 寄港地上陸許可・通過上陸許可は回答記録の範囲になっているか。
A4 2004年1月1日以降であれば,東京入国管理局において回答可能ですが,これ以前の記録については,当該許可を行った地方入国管理官署宛照会願います。
   また,在留資格審査・退去強制手続の詳細,退去命令記録等地方入国管理官署限りで保有している記録に関するものについても,当該地方入国管理官署宛問い合わせ願います。

Q5 中国人や韓国人について,漢字氏名のみで照会した場合の回答はどのようになるか。
A5 当該外国人が2002年4月以降新規入国している場合には,当該出入国記録は回答書に反映されない場合がありますので,可能な限り英字表記氏名を特定した上で照会願います。

Q6 中国人や韓国人について,英字氏名のみで照会した場合の回答はどのようになるか。
A6 2002年4月以降に新規入国している出入国記録については,全て回答書に反映されますが,それ以前の記録については,反映されません。

Q7 被疑者が旅券を所持しておらず,その氏名が〈Last Name〉,〈First Name〉,〈Middle Name〉のほかに4つ目,5つ目の氏名が付いている場合は,回答時間は遅くなるか。
A7 氏名が上述のように3つ目までの場合は,最大で6通りの組み合わせについて,各記録を検索することとなりますが,更に質問のような場合は,24~60通りの大量の検索を行う必要がある可能性があり,この場合通常の照会に比べ回答まで相当時間がかかります。

 

お問合せ先

初等中等教育局初等中等教育企画課教育制度改革室

(初等中等教育局初等中等教育企画課教育制度改革室)

-- 登録:平成25年03月 --