ここからサイトの主なメニューです

研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)に基づく体制整備等の実施状況報告書の様式及び提出について(通知)

<お知らせ>
 本通知に基づく報告書については、現在様式等の改訂を検討しております。新しい様式(電子媒体)については、9月中にホームページ上でご案内をいたします。

19文科科第898号
平成19年10月11日

各関係研究機関等代表者 殿

文部科学省科学技術・学術政策局長
森口 泰孝
(印影印刷)

 研究費の不正な使用は、それを起こした職員が所属する機関にとって重大な問題であるばかりではなく、国民の税金を原資とする科学技術振興体制への信頼を揺るがす問題であります。
 これまで、文部科学省では、研究機関における公的研究費の適正な管理の充実を図るため、平成19年2月15日付け18文科科第829号の文部科学省科学技術・学術政策局長通知「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」(以下、「ガイドライン」という。)などにより、研究費の不正な使用に対する体制整備等を求めてきたところです。
 本年5月31日付け通知「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)に基づく体制整備等の実施状況報告書の提出について」において当省に提出していただくこととしておりました報告書(以下、「報告書」という。)について、この度、「研究機関における公的研究費の管理・監査に関する検討会」における検討等を踏まえ、その様式を別紙の通り定めましたのでお知らせします。各研究機関においては、別紙様式に記入の上、下記の区分に従い、ご対応のほどお願いします。

1.提出を求める書類と部数

  • (1)研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドラインに基づく体制整備等の実施状況報告書【別紙様式1】…正本(紙媒体)1部、副本2部(紙媒体)
  • (2)研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドラインに基づく体制整備等の取組状況整理票【別紙様式2】…正本(紙媒体)1部、副本2部(紙媒体)
  • (3)上記(1)及び(2)の電子媒体
  • (4)研究機関の組織構成、研究者数等を記載した研究機関の概要(パンフレット、要覧等の既存の資料で結構です。)
  • 注1)様式については、文部科学省のホームページからダウンロードすることができます。
    【アドレス】http://www.mext.go.jp/a_menu/02_b.htm
  • 注2)必ず、紙媒体及び電子媒体の双方とも提出願います。
  • 注3)電子媒体の提出に当たっては、下記の通り、ファイル名を設定してお送りください。
    (例)
    • ファイル名 「【別紙様式1】まるまる大学ばつばつ日提出.doc」
      かっこ中に様式名を記入し、その後に、機関名(省略せず記載する)、ファイル送信日を記入する。)
  • 注4)電子媒体の送信に当たっては、提出期限間際は接続が集中する場合がありますので時間的余裕を持って送信願います。
  • 注5)一度提出されたものについては、修正等は一切認められませんので、ご留意下さい。

2.報告書の提出が必要となる研究機関と提出期日

  1. 以下のa又はbに該当する機関については、平成19年11月15日(木曜日)
     なお、送付された提出書類のうち、平成19年11月14日(水曜日)までに発送したことが証明できる場合に限り、平成19年11月16日(金曜日)に到着したものまで受理します。
    1.  平成19年度において文部科学省又は文部科学省が所管する独立行政法人から競争的資金等(ガイドラインの別紙に示した制度)を受けて、その管理を行っている機関のうち、平成20年度も継続して資金配分を受けて、その管理を行うこととなる機関。
    2.  平成20年度の科学研究費補助金に応募する研究者の所属機関。
  2. 上記a又はbに該当しない機関であって、科学研究費補助金以外の競争的資金等を受けて新たに研究を実施する研究機関については、各制度の公募要領等において定める期日。
    • 注1)紙媒体及び電子媒体の双方とも、提出期限は同様とさせて頂きます。
    • 注2)平成20年度科学研究費補助金の申請書類の提出期限に関しては、別途必ず科学研究費補助金の公募要領等を確認してください。

3.提出先

【紙媒体の提出先】

文部科学省 科学技術・学術政策局 調査調整課 競争的資金調整室
〒100-8959 東京都千代田区丸の内2-5-1

【電子媒体の提出先】

  1. <郵送の場合>上記紙媒体提出先と同じ住所に、CD−Rで提出。
    • 注1)他のメディアでの提出(フロッピーディスク、MO等)はご遠慮下さい。
  2. <電子メールの場合>e-mailkenkyuhi@mext.go.jp に提出。
    • 注1)電子メールで提出する場合、紙媒体提出にあたり、電子媒体は電子メールで送る旨を、必ず明記してください。
    • 注2)メール送信の際は、件名を下記の通り必ず設定してください。
      • 件名 「まるまる大学ガイドライン報告書提出(22):別紙様式まるまる送付」
        (機関名(省略せず記載)を必ず記載する。メールは、送付の通数にあわせて、「(送付の順番/全体の通数)」を必ず記し、その後に、添付する電子媒体の様式名等を記載してください。)

4.報告書提出の趣旨及び作成にあたっての留意点等について

(1)報告書提出の趣旨について

 研究機関は、その性格や規模において極めて多様であり、管理の具体的な方法について一律の基準を強制することはかえって実務上の非効率を招き、研究機関の研究遂行能力を低下させる危険性が高いことから、ガイドラインは大綱的性格のものとして位置づけられており、具体的に各研究機関でどのような制度を構築するかは、個々の機関の判断に委ねられています。各機関において、組織の長の責任とリーダーシップの下、構成員である研究者と事務職員が自律的に関与して、留意事項を参照しつつ、それぞれの研究機関にふさわしい、より現実的で実効性のある制度を構築することが求められています。
 本報告書は、各機関が現状と課題をどのように認識し、どのような体制を整備しようとしているかといった状況をより具体的に把握することを主眼とするもので、報告書の内容に基づいてランク付け等を行うことを目的とするものではありません。また、各機関における特色ある取組の紹介やガイドラインの見直し等にも活用できるよう、ガイドラインの項目に沿った記述により回答いただくこととしています。なお、機関において特色のある取組であると考える事柄等やガイドライン全般に対する意見等についても回答いただくこととしています。
 また、全体的な取組の進捗状況の把握や傾向等の分析の基礎資料となる取組状況整理票及び体制整備等に関連する規程等を併せて提出願います。
 各機関においては、上記検討会の石井紫郎主査からの「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドラインに基づく体制整備等の実施状況報告書提出に関するお願い」(別添)において示されている内容を十分踏まえて、報告書を作成いただくようお願いします。

(2)作成に当たっての留意点について

  1. ガイドラインへの対応に当たっては、最高管理責任者が機関の現状と課題を具体的に把握し、機関としての対策を講ずることが重要であり、形式だけを整えることを求めるものではありません。ガイドラインでは、各研究機関がガイドラインに基づく体制整備等に速やかに着手し、実現可能なものから実施に移した上で、その状況について報告を求めることとしております。
     今回の報告に当たっては、平成19年5月31日付け科学技術・学術政策局長通知で示しているように、ガイドラインの第1節から第6節の(全機関に実施を要請する事項)のすべてについての実施状況及び今後の予定についての記述を求めていますが、各項目ごとに、取り組みに当たっての問題点や課題についての記述も求めております。ガイドライン及び報告書の趣旨を御理解いただき、機関における現状が具体的に確認できるように記述してください。
  2. 報告書は、最高管理責任者が研究機関の組織的な体制整備状況を報告するものであることから、機関全体の状況について記述していただくことを基本としています。研究分野の特性の違い等により、部局等において状況が異なる場合には、基本的な扱いを記した上で、部局等の状況について記述していただくようお願いします。
  3. その他、別紙様式上に記載されている注意事項に十分留意の上、記入してください。特に、平成18年度又は19年度に科学研究費補助金の交付を受けた研究者が所属する研究機関にあっては、報告書の添付資料となる以下の書類を必ず作成の上、提出することが求められているので注意してください。
    • 説明会・研修会の実施状況
    • 内部監査の実施状況
    • 内部監査を実施した研究課題一覧

(3)報告書提出後の取り扱い

 報告書の提出を受け、文部科学省では、各機関の体制整備の状況の把握、分析を行います。
 特に、報告書中、必須事項とされた事項についての対応が不適切・不十分である場合は、取組状況に特に問題があるとして取り扱い、問題点を指摘し、改善計画の作成を求めることがあります。その上で、改善計画が実施されないなど問題が解消されないと判断される場合には、文部科学省又は文部科学省が所管する独立行政法人からの競争的資金等の配分が停止されるなどの措置が講じられることがあります。(なお、必須事項以外の項目についても、報告内容の確認の上、問題点があると認める場合があります。)

(4)その他

 その他、報告書をもとに、各研究機関における体制整備等の現状、実態の把握を目的として、サンプリング等により、現地調査を行います。(調査の依頼等については、別途、個別の研究機関に対して、文部科学省より、連絡を行います。)

【お問い合わせ先】

文部科学省 科学技術・学術政策局 調査調整課 競争的資金調整室
電話:03-6734-4014
FAX:03-6734-4175
E-mailkenkyuhi@mext.go.jp
(可能な限り、お問い合わせはE-mailでお願いします)


別添

研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドラインに基づく体制整備等の実施状況報告書提出に関するお願い

平成19年10月11日

文部科学省 研究機関における公的研究費の管理・監査に関する検討会 主査
石井 紫郎

 別紙の通り、このたび本年2月15日付文部科学大臣決定「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」(以下、「ガイドライン」という。)第7節に基づき、ガイドラインを踏まえた体制整備等の「実施状況報告書」の提出をお願いすることとなりました。これは、同節(1)1に、「文部科学省等が実施すべき事項」の一つとして「有識者による検討の場を設け、ガイドラインの実施等に関してフォローアップするとともに、必要に応じてガイドラインの見直し等を行う」とあるのを受けたものであります。
 私は、上記「有識者による検討の場」として設けられた「研究機関における公的研究費の管理・監査に関する検討会」の主査であり、またかつてこのガイドラインの具体的内容を提案した「研究費の不正対策検討会」(注:この検討会の平成18年12月26日付け報告書=「研究費の不正対策検討会報告書」は文部科学省のホームページからダウンロードできますので、是非ご一読ください。)の主査であった者として、この「実施状況報告書」の提出をお願いする趣旨について一言申し添えたく、筆を執りました。
 いうまでもなく、公的研究資金は国民の租税によって賄われる「公金」であり、その支出は、科学の発展を願う国民の負託に応える精神に則ったルールに従って行われなければなりません。むろん、研究資金制度やその運用に関して、研究活動の実態に即さない部分があり、迅速・臨機応変の研究活動に不都合を来たす場合があることは否定できないところでありましょう。しかし、その問題はルールを軽んずることで回避されるべきものではありません。上記「不正対策検討会」の報告書において強調したように、ルール違反は、いかなる「正当な」動機・理由によっても正当化されないのであり、問題はルールとその運用を改善する努力によって解決されるべきものであります。
 ガイドラインを貫く根本精神は、第一に、上記の「研究費の不正対策検討会報告書」に書かれているように、公的研究費の適正な管理は研究機関が構築する管理・監査システムによってはじめて担保される、という点にあります。さらに第二点として強調すべきは、システムの構築と運用ルールの策定は、各研究機関が自己規律の精神と手続に従ってなされなければならず、ガイドラインはあくまでもその自己規律による制度化のための一つの目安として受け止められるべきものである、ということであります。換言すれば、各機関やそれを構成する各部局ごとに、それぞれの研究分野の特性や規模に応じたシステムとその運用ルール作りが求められているのであります。
 今回の「実施状況報告書」の作成に当たっては、このようなガイドラインの根本精神を踏まえて、貴機関の取り組みの現況、そこで直面する問題点等について中身のある記述を是非お願いする次第であります。おそらくいずれの機関におかれても、研究現場と事務サイドとの間にはさまざまな意見・認識の不一致があるに違いありません。研究活動の効率性・迅速性追求と管理・監査業務の適正性追求との間において、双方を満足させる答えを見出すことが容易でないことは我われも十分承知しているところであります。その狭間を自己規律の精神と手続に従って埋めつつ、適正な「公金」管理のシステムを生み出し改善して行く不断の努力を続けることこそ、この問題解決への「王道」であります。「実施状況報告書」は、その険しい「王道」を一歩一歩進んでおられるはずの各機関におけるご努力・ご苦心の跡を記していただくべきものであり、その場しのぎのペーパープランや研究活動の本質から乖離したシステムの構築を期待する趣旨のものではないことを、くれぐれもご理解いただきたいのであります。
 冒頭に引用しましたように、ガイドラインは「必要に応じて見直し等を行う」ものとされております。今回の「実施状況報告書」を記述式のものとしたのは、その「見直し」のための貴重な情報提供・提言を期待するからに他なりません。この点をご賢察の上、ご協力いただけますようお願いする次第であります。

  • 報告書の様式
    報告書の様式は下記ファイルをダウンロードして下さい。
    (すべての様式に記入することが必要です。)
  • なお、別紙様式1−2、1−3、1−4には、記入例が添付されています。
別紙様式1 【別紙様式1−1
研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドラインに基づく体制整備等の実施状況報告書
 
【別紙様式1−2
研修会・説明会の実施状況
 
【別紙様式1−3
内部監査の実施状況
 
【別紙様式1−4
内部監査を実施した研究課題一覧
 
別紙様式2 【別紙様式2】
研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドラインに基づく体制整備等の取組状況整理表
 

(科学技術・学術政策局調査調整課競争的資金調整室)

-- 登録:平成21年以前 --